【概要】在實際AEO認證輔導實踐中，對于組織架構有一個典型的問題，即“垂直架構體系”，法人非實際的運營負責人，工廠實際未單獨存在總經理、財務總監等職務，而相關負責人是隸屬于區域總部，該情況下，企業在認證過程中涉及組織架構、法人（或其授予人員）、負責關務的**管理人員、人員違法中的法人代表（或實際負責人）該如何認定？對于法定代表人的授予人需要提供什么樣的證明文件？
 
【一諾AEO輔導實例說明】
某工廠在中國有五家公司（獨立法人），在上海設有區域管理中心（所謂區域總部），副總裁（總經理/外籍）、財務總監、人事總監、信息安全總監等高管位于總部辦公；各工廠整個生產運營由運營總監負責、另設財務專員、人事專員等職級相互獨立，都接直接匯報給區域總部的高管人員；另各工廠法人代表為外籍人事常年在國外，非現場工廠的負責運營人員、也非區域總部的**管理人員。該方式下，若其中一家工廠申請AEO認證，面對認證條款中的“1.內部組織架構”、“2.海關業務培訓”、“16.人員違法”該如何分別進行認證準備？
【一諾AEO輔導實踐解析】
1.內部組織架構
對于內部組織架構，要求“進出口業務、財務、內部監督等部門職責分工明確”，那么此時對于財務部門，工廠僅設置財務專員負責具體的部分日常工作，而實際財務管理權限和財務總監都隸屬于區域總部，此時我們需要提供的部門職責和財務負責人的崗位說明，就不能只有于工廠實際的財務部門和主管的職責；需要提供整個區域的財務職責和財務總監工作職責，以辨別財務部門工作的獨立性；
 
2.海關業務培訓
對于海關業務培訓，要求“法定代表人或者其授予人員、負責關務的**管理人員應當每年至少參加1次海關法律法規等相關管理規定的內部培訓”，也即要求公司的法人代表或者實際負責公司的較高管理人每年需要參加一次法規培訓；該授予人員部分企業理解為授予運營總監或物流經理即可，而實際該授予人我們應理解為授予負責公司的實際管理人（總經理）；
但在該實例下，實際授予管理人為區域的副總裁；區域負責人并未授予運營總監全權負責公司事務（包括文件簽署、決策等），故此時我們應理解為區域副總裁即為認證要求的授予人員，其需要參加海關法規及AEO相關知識的年度內訓，需要具備相應的參訓記錄；同時需要出具法人對于區域副總裁的授予書（或任命書）。（現實中也會存在區域副總裁為外籍人員，不愿意為下面某一工廠認證事務而參與學習之事，而希望委托工廠運營總監來負責，但依據條款是不符合的，此點需要與其說明本條認證的目的）
 
16.人員違法
對于人員違法，要求“企業法定代表人（負責人）、負責關務的**管理人員和財務負責人連續2年無故意犯罪記錄。”。該條下要求法人代表或實際負責人出具連續2年無犯罪證明（或承諾），那么此時是該法人出具、還是區域負責總經理出具、還是工廠運營總監出具？
 
現實的難點在于公司法人常年在國外不進行實際負責，故一般不會配合出具該證明文件；那么此時按照實際負責人來出具，即需要區域副總裁出具連續2年無故意犯罪證明文件；同時需要提供法人對于區域副總裁的授予文件。
 
【探討】在一諾AEO實踐中，對于組織架構方面也出現多種情況，后續再做分析，或大家可留言探討！
1）多級授予問題。法人達標為注冊時的外籍總部人員，授予中國區的副總裁管理中國多家公司；中國區的副總裁再授予某一工廠的總經理；此時需認證的工廠的總經理用二級授予文件是否可以？還是需要法人單獨的授予書？
2）項目授予。公司的法人或實際負責人，僅對一些重要項目做臨時性授予，比如AEO項目單獨授予，那么可否認為該授予**，也即實際被授予人參加培訓，出具無犯罪證明即可？
3）反授予。公司法人非實際管理人，實際管理人為董事長，此時如何提供授予書？

資訊來源：蘇州一諾企業管理有限公司